2.7 Achats, approvisionnements et standards de production en restauration

La maîtrise des coûts directs passe en restauration notamment par la maîtrise des coûts matières.

Le restaurateur doit maîtriser ses coûts d’achats, tout en analysant ses coûts spécifiques de production de service. Il doit dans un premier temps mener un état des lieux précis :

– types de produit consommés et en quelles quantités (frais, appertisés, congelés…)

– démarches déjà engagées en matière d’achat de produits de qualité reconnue (label rouge, bio…) ou respect de la saisonnalité (essentielle pour les produits frais)

– contraintes opérationnelles du restaurant en matière de préparation (équipements permettant de préparer des produits bruts)

– connaissance des attentes des convives

– aspirations des cuisiniers et leur équipe

1/ Maitrise et gestion des achats

Il s’agit d’acheter le bon produit au bon moment au bon fournisseur au bon tarif et en bonne quantité.

Choix du type de produits :

Il faut sélectionner les produits pour pouvoir répondre aux attentes de la clientèle pour un marché et un concept donnés, mais aussi en les sélectionnant en fonction des contraintes de coûts.

La saisonnalité :

Elle impacte la qualité des produits mais aussi leur coût d’achat. Il est toujours préférable de s’orienter vers des produits de saison si l’on souhaite maitriser ses coûts.

Le choix du fournisseur :

Il est important de bien choisir ses fournisseurs et de vérifier les points suivants avant d’établir un contrat commercial ou de nouer une relation commerciale :

• Disponibilité et qualité des produits : diversité de l’offre et étendue des gammes, notamment pour les produits ayant des signes officiels de qualité et/ ou la qualité des produits,
• Quels conditionnements ? Quels délais ?
• Organisation commerciale (prise de commande et respect des quantités commandées , gestion des ruptures, minimum de commandes et frais de livraison), transport …
• Grille tarifaire et respect des tarifs annoncés / mercuriale…

Le circuit d’achat local :

Permet souvent d’obtenir des meilleurs prix en évitant des intermédiaires et favorise l’économie locale.

La prévision des quantités : acheter en bonnes quantités :

S’il s’agit de produits frais, une trop grande quantité risque d’engendrer des pertes. Si le produit se conserve longtemps, une trop grande quantité engendre des coûts de stockage et du même coup, un besoin de financement. Il faut parfois se méfier de remises importantes sur quantité qui génèrent ensuite des frais bien plus importants de stockage.

Comment maîtriser et gérer les achats en fonction de ses stocks :

2/ Les standards de production :

La démarche consiste à définir et à respecter, pour une production de service donnée, des quantités précises d’ingrédients.

Les standards de quantités :

Tout professionnel doit avoir en tête certains standards courants (cf. TK 3.1 La restauration en banquet et réunions).

Les denrées :

Le responsable de salle peut prendre en charge certaines denrées. Il est important qu’il puisse alors en connaître les standards de quantité tels que le pain (1 et ½ par personne) ; le beurre (15 gr par personne) ou le café (7 à 8 gr de café moulu pour un expresso) par exemple.

Les boissons :

On pourra mettre en place des standards de quantités et de dosage
La quantité de vin par personne est variable selon le nombre de vins servis durant un repas. Par exemple :

• 1 Seul vin : une bouteille (75cl) pour 3 à 4 personnes
• 2 vins : une bouteille (75 cl) pour 5 à 6 personnes
• Pour le vin au verre : 12 cl par verre servi
• Pour les eaux minérales : une bouteille (100 cl) pour 6
• Pour un champagne servi en fin de repas, généralement une bouteille (75 cl) pour 6.

Au bar, on peut opter pour des dosages sur la base :

Une mesure de 4 cl pour la plupart des eaux de vie, 6 cl pour la plupart des apéritifs, de 2 cl pour les anisés.

Dans certains établissements on avoir des systèmes de dosages automatiques.

L’utilisation d’une fiche technique :

Document de base elle permet d’obtenir les informations essentielles concernant un produit : son appellation, la liste des ingrédients, les quantités, les coûts, les aspects commerciaux….

Par exemple lors de la réalisation d’un cocktail il sera nécessaire de respecter les quantités définies. Tout écart de dosage peut entrainer des surcouts de coût matière (si sur dosage) ou une insatisfaction du client (si sous dosage).

Les tests de rendement :

Certains produits subissent des pertes lors de la préparation (fruits frais, jambon cru, saumon fumé a découpe…). Il est nécessaire d’intégrer ces pertes dans le calcul d’un coût portion.

Les standards spécifiques :

On va pouvoir utiliser des standards de portionnage pour certaines denrées : fromages, entremets, desserts préparés en salle…

On doit pouvoir contrôler à tout moment que le portionnage est bien respecté.

Exemple : Portionnage du fromage :

On sait qu’il faut servir 60 à 70 gr de fromage par personne. En général un morceau de fromage est portionné entre 20 et 25 gr. Le service doit prévoir de servir 3 morceaux. On peut contrôler le respect du standard à tout moment avec la méthode des pesées :

Dans le cas présent, le poids unitaire servi excède ici de 11 g / personne la norme

Il va falloir en rechercher les raisons : oubli de facturation, portions servies trop importantes, parures trop importantes, coulage,…

Une fois la cause détectée, il faut apporter les correctifs nécessaires (formation du personnel, contrôles de facturation, désignation d’une personne responsable, mise sous clé des stocks…)

Bibliographie :

BTS MHR Collection Réflexe Nathan Technique

Sciences et technologies des Services en Restauration – BTS MHR 2^ème année – Éditions Delagrave

L’analyse ABC des achats, pourquoi l’utiliser ?

Il est indispensable pour un établissement de restauration de pouvoir identifier le poids de chaque famille d’achat dans les dépenses globale.

Dans cette optique l’analyse ABC prend tout son sens, en effet, elle permet d’estimer et de visualiser clairement et rapidement les principaux postes de dépense de l’entreprise.

Qu’est-ce que l’analyse ABC ?

L’analyse ABC est une méthode de gestion qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble des dépenses de l’établissement. Cette vision globale permet par la suite d’aider le gestionnaire dans ses prises de décisions.

L’analyse ABC est une méthode de gestion permettant de se faire une image de la situation de l’entreprise. Elle apporte des réponses aux questions portant sur le chiffre d’affaires qui permettront à leur tour de prendre des mesures ciblées pour l’avenir de l’entreprise. Voici le type de questions auxquelles une analyse ABC peut répondre :

L’analyse ABC dans les achats

L’analyse ABC provient du principe de Pareto, qui explique le principe suivant :

• 20% des catégories d’achat, représentent 80% des dépenses totales.
• 30% des catégories d’achat, représentent 15% des dépenses totales,
• Et 50% des catégories d’achat, représentent 5% des dépenses totales.

Cette classification est représentée sous la forme de 3 classes (A, B et C)

Pour identifier quelles seront nos classes A, B et C, il est important de suivre la procédure qui suit :

1 Extraction de l’ensemble des achats

2 Hiérarchisation des achats sous forme décroissante

3 Définition en pourcentage de chaque fournisseur sur le montant global des achats

4 Calcul du pourcentage cumulé

Selon les règles suivantes nous pouvons donc définir 3 classes :

La classe A –

Il s’agit des 20% des références qui représentent 80% du volume achats.

Ce sont des achats stratégiques. Ils nécessitent donc un suivi particulier et le moindre pourcentage de gain peut engendrer des économies considérables.

Il est donc très important de les suivre de près, de les négocier et de les optimiser. Les éléments de la classe A doivent être strictement contrôlés dans les stocks ; ils doivent être stockés dans des zones sûres et sécurisés. Il est primordial d’être attentif aux stocks afin d’éviter des ruptures.

La classe B –

Il s’agit des 30% des références qui représentent 15% du volume achats. Des achats qui peuvent impacter la productivité de l’entreprise. Vous devez également être attentif à cette classe car elle permet de dégager des gains significatifs. Bien qu’elles ne soient pas aussi prioritaires que celle de la classe A, elles sont souvent plus simples à négocier.

Les éléments de la classe B doivent donc faire l’objet d’une surveillance dans le cas où ils passeraient en classe A ou en classe C.

La classe C –

Il s’agit des 50% des références qui représentent 5% du volume achats.

Ce sont des achats marginaux et non récurrent. Cette classe représente des achats qui ont impact financier très faible sur l’entreprise mais un grand nombre de référence à gérer.

Cette classe est donc très chronophage bien que son impact stratégique soit faible. Il n’est pas nécessaire d’accorder trop de temps à cette catégorie au risque de délaisser les classes A et B, bien plus importantes.

Pour les composants de la classe C, la règle établie consiste à commander une nouvelle unité uniquement lorsqu’une vente a eu lieu. Cela s’explique par le fait que les éléments de la classe C soient à la fois soumis à une demande faible et un fort risque de stockage en excès.

Augmenter sa rentabilité

Cette analyse ABC des achats permet de facilité les prises de décisions et représentent un facteur d’influence important sur la stratégie de l’entreprise ou de l’offre client.

En effet, il est primordial d’avoir une vue d’ensemble sur ces différentes classes, cela vous permettra de faire des choix orientés et stratégiques. Jumelé au menu engineering, qui permet de répondre parfaitement à la demande client, l’analyse ABC des achats vous garantit un gain de marge brute engendrée par une gestion en profondeurs de vos couts de matière première et d’une gestion habile de vos achats.

Source : https://koust.net/lanalyse-abc-des-achats/